Winst geboekt op alle fronten: zichtbaar en aantoonbaar

Leerpunten

  • De impact van het project was groter dan vooraf ingeschat. Tijdens het project kwamen zaken aan het licht die veel tijd en energie kostten.
  • Het systeem was op het moment van introductie onvoldoende getest, waardoor medewerkers geconfronteerd werden met foutmeldingen. Samen met aanvullende wensen liep dit aantal tegen de 500 meldingen aan.
  • Het gebruiksgemak van het systeem is niet optimaal, waardoor het door veel medewerkers wordt gezien als een administratieve last.
  • Sommige afdelingen, zoals Handhaving, hebben door de grote hoeveelheid zaken en documenten die zij moeten registreren veel extra werk.
  • Digitaal werken met grote tekeningen (A0-formaat) is mogelijk maar nog niet echt handig.
  • De introductie van het documentstructuurplan (DSP) had eerder in het project moeten plaatsvinden.
  • De gebruikte terminologie was niet altijd even duidelijk. Wat is een zaak? Wat is een klant? Wat is een DSP? En welke DSP-code is op mijn document van toepassing?
  • Door de inzet van externen vloeide na afloop van het project behoorlijk wat kennis weg. Gelukkig kwamen enkele externe projectleden na afloop van het project in dienst van het waterschap.
  • Er zijn veel werkafspraken gemaakt, waar kleine aanpassingen in de software wellicht efficiĆ«nter waren geweest.
  • Het echte digitaliseren van papieren dossiers had beter gemoeten; de digitale dossiers voor de afdeling Handhaving zijn nog niet compleet.
  • Door een combinatie van conversies (waarbij adressen gekoppeld waren aan dossiers) en door het inlezen van de adressenbestanden kwamen nogal wat dubbelingen in het systeem te zitten. Dit is niet goed voor de kwaliteit van de brondata.
  • Niet alle medewerkers zijn even bedreven in het werken met computers.
  • Medewerkers die niet vaak met computers werken, hebben meer moeite om digitaal te gaan werken.
  • Niet op alle afdelingen is evenveel aandacht en tijd besteed aan digitaal werken, waardoor sommige medewerkers er niet of nauwelijks mee vertrouwd zijn geraakt en geen routine hebben ontwikkeld.
Meer aandacht voor testen van het systeem

Drive, durf en door-zettingsvermogen maken het verschil.