De afdeling Bouwzaken onderkende dat er veranderd moest worden. De meeste documenten werden voorheen eenvoudigweg opgeslagen op een netwerkschrijf, geordend naar projectfase en documenttype. Door de komst van digitaal werken moest de structuur ook anders worden, namelijk zaaksgewijs ofwel per proces bij elkaar. Eerst stonden alle verslagen bij elkaar in één map. Nu bestaat er per klant (bijvoorbeeld een aannemer) een zaak met daaronder alle relevante documenten, zoals brieven, memo's en rapporten. Dat vraagt een andere manier van denken en veel uitleg.

Met het begrijpen van digitaal werken en de structuur die daarbij hoort, is alles gewonnen. De gebruiker wil gewoon weten hoe het in elkaar zit. Kom niet aanzetten met moeilijke termen, maar blijf dicht bij de gebruiker. Een tip is om daarvoor duidelijk beeldmateriaal te gebruiken. Dat geldt zeker niet alleen voor techneuten. Een plaatje zegt meer dan duizend woorden. Gebruik daarom goede visualisaties.

De ervaring leert dat DIV-medewerkers meer in tabellen denken. Het afdelingshoofd en de medewerkers van Bouwzaken hadden juist baat bij schema's en duidelijke plaatjes. Hierdoor werd het wensbeeld ook steeds duidelijker voor de gebruikers en begon de afdeling alvast te wennen aan de komst van digitaal werken. Dat had zeker toegevoegde waarde.

Kasper Nipius
afdelingshoofd projecten - afdeling bouwzaken

Zorg dat je als gebrui- ker vanaf het eerste moment betrokken bent, accepteer geen moeilijke termen.