We zijn zover: digitaal document = origineel!

Eind 2012 kregen we officieel bericht van de provinciale archiefinspectie. Waterschap
Brabantse Delta heeft een zogenaamde machtiging tot vervanging gekregen. Dat hebben we gevierd met gebak. Het betekent namelijk in de praktijk dat in onze organisatie het digitale document voortaan geldt als origineel. Alle fysieke post mogen we vernietigen, nadat we het volgens de procedures van het handboek hebben vervangen en vastgelegd in ons documentmanagementsysteem. Door deze substitutie groeit ons fysieke archief niet meer aan en kunnen we onze opslagruimten en beheer fors beperken.

Bij DIV hebben we de afgelopen maanden gewerkt aan 7 richtlijnen om de kwaliteit van de registraties te verbeteren. Inmiddels zijn 5 vuistregels op alle afdelingen uitgerold. De innovatieve methodiek die we hebben ingezet om de kwaliteit te monitoren is één van de elementen die expliciet zijn genoemd in het juryrapport van de Mailprofs kwaliteitsaward. We zijn een continue lerende organisatie geworden. De DIV'ers hebben bij de implementatie een controlerende maar ook een coachende rol. Dat is nieuw en leuk!