Team DIV onherkenbaar veranderd

Dat digitaal werken niet alleen een kwestie is van software installeren, weet Jolanda Brekelmans als geen ander. Als teamleider DIV bij waterschap Brabantse Delta maakte zij van dichtbij de metamorfose mee van het team Documentaire Informatievoorziening. "Voorheen waren wij een onzichtbaar, introvert team waar net voor iedere vakantie grote stapels papier naar binnen werden gebracht. Nu zijn we duidelijk zichtbaar op de afdelingen, bieden medewerkers ondersteuning bij digitaal en zaaksgewijs werken en zijn actief in het monitoren van de kwaliteit van de lopende zaakdossiers en geven medewerkers trainingen ter verbetering. Een grotere verandering is nauwelijks denkbaar."

"Traditionele DIV-medewerkers zijn kwaliteitsgerichte mensen met een passie voor systematisch ordenen. Die kwaliteiten blijven natuurlijk overeind, maar onze rol is dankzij digitaal werken totaal anders geworden. Het aanvoelen van de klant, het kennen van de werkprocessen, het herkennen van de vraag achter de vraag, overtuigingskracht en initiatief zijn binnen onze nieuwe rol cruciaal."

Niet iedereen kan de omslag maken

Arend van der Meer, afdelingshoofd Facilitaire Zaken waar het team DIV onder valt, bevestigt dat dit een grote verandering was voor het zittende team. "We hadden nieuwe functiebeschrijvingen nodig om onze nieuwe rol goed te vervullen, andere competenties. Dat was een behoorlijke verandering voor de mensen. Niet iedereen kon daarin mee. Veel mensen zagen de uitdaging om zich verder te bekwamen, maar voor enkele anderen hebben we moeten constateren dat de nieuwe functies niet aansloten bij de beschikbare competenties. Voor die medewerkers zijn intern of extern andere functies gezocht."

Laagdrempelige hulp

"Nieuw binnen het team zijn de informatieadviseurs (of: digidiv'ers), die proactief en op locatie bij de verschillende afdelingen van het waterschap hun werk doen. Zij bieden hiermee laagdrempelige hulp bij het administratieve proces. Door gevraagd en ongevraagd advies te geven, verbetert de kwaliteit van de informatie en registraties in ons DMS."

Steun MT bij reorganisatie

"Het bleek lastig te zijn om mensen met de juiste competenties te vinden", gaat Arend verder. "Die zijn wel cruciaal voor het slagen van zo'n groot project. Het managementteam zag dit gelukkig in en heeft ons gesteund bij de reorganisatie van het DIV-team. Wanneer ik terugkijk, zou ik wel liever eerst het team hebben gereorganiseerd en daarna het digitale werken hebben geïntroduceerd. We hebben nu veel externe kennis moeten inhuren, die voor een deel weer is vertrokken."

Jolanda Brekelmans
Teamleider Documentaire Informatie - voorziening

Van onzichtbaar en introvert naar actief meedenken: een nieuwe rol voor DIV-medewerkers.