Document management systeem onmisbaar voor handhaving

Alles wat waterschap Brabantse Delta doet op het gebied van handhaving wordt vastgelegd en geregistreerd. "Logisch", zegt handhaver Harm Mous. "We willen al die informatie later terug kunnen vinden. Daarom is een documentmanagementsysteem (DMS) zoals Corsa ook onmisbaar. Je kunt alle documenten opslaan en weer makkelijk terugvinden."

Maar bij de afdeling Handhaving is het niet allemaal rozengeur en maneschijn. Harm Mous: "Digitaal werken heeft voor ons een enorme administratieve lastendruk opgeleverd. Ons werk zorgt voor vele duizenden registraties in het DMS. Ik schat in dat ik nu een kwart tot een derde van mijn tijd bezig ben om vast te leggen wat ik in de rest van de tijd heb gedaan."

Schaduwdossier

"Wanneer wij op bedrijfsbezoek gingen, namen wij altijd het handhavingsdossier mee. Dit was een schaduwdossier van het origineel in het archief. Hierin zaten onder andere de verleende vergunningen, overzichts- en rioleringstekeningen en alle belangrijke correspondentie die er met het betreffende bedrijf was geweest. Deze dossiers waren eerst alleen op papier beschikbaar. Omdat we digitaal gingen werken en het archief niet gedigitaliseerd zou worden, is besloten om al deze handhavingsdossiers op orde te brengen en vervolgens te digitaliseren."

Digitale dossiers niet compleet

"Daarbij is veel fout gegaan. Veel documenten zijn niet of niet goed gescand en geconverteerd, waardoor de digitale dossiers niet compleet zijn. Wij zijn nu ruim anderhalf jaar verder en nog steeds lopen we tegen dit probleem aan. Het is nogal slordig en onprofessioneel als je een controle uitvoert bij een bedrijf en je de benodigde documenten niet tot je beschikking hebt. Om dit te voorkomen nemen de meeste toezichthouders en handhavers nog steeds fysieke schaduwdossiers mee tijdens bedrijfsbezoeken."

Verbeteringen

"Inmiddels heeft de projectgroep ons de helpende hand toegestoken en zijn er de afgelopen maanden een aantal verbeteringen doorgevoerd die het ons makkelijker maken om documenten te registreren. We zijn op de goede weg en er gebeuren goede dingen, maar ondanks deze verbeteringen blijft het ontzettend veel werk."

Harm Mous
senior medewerker handhaving

Niet meer slepen met stapels papier, maar nu nog veel tijd kwijt met alles eenduidig registreren.