De projectleiders kijken terug op een succesvol project. Toch is ook binnen dit project niet alles gelopen zoals zij graag hadden gewild. De punten die beter hadden gekund, leggen zij graag op tafel, zodat zijzelf en anderen hier weer iets van kunnen leren.

Inhuur externen

Eén van die punten is de inhuur van externen tijdens de implementatie. Een voordeel is dat deze mensen fris en zonder allerlei voorkennis in het project stappen. Een belangrijk nadeel voor het waterschap is dat deze mensen na afloop van het project veel waardevolle kennis meenemen. Gelukkig heeft het waterschap een aantal van deze externen in dienst kunnen nemen, waardoor een deel van dit probleem is ondervangen.

Meer tijd voor testen

Wat ook beter had gekund, was het nemen van voldoende tijd voor het testen van het systeem. Bij het testen hadden ook meer eindgebruikers betrokken moeten worden. Er is nu te weinig getest en dan alleen nog door leden van het projectteam, waardoor na de introductie van het systeem enkele honderden meldingen binnenkwamen van fouten in de productieomgeving. Het oplossen daarvan heeft nog weken geduurd. Dat leverde irritaties bij gebruikers op.

Impact vooraf niet geheel duidelijk

Ondanks alle goede voorbereidingen is het de projectgroep niet gelukt om vooraf voldoende helder te maken wat de veranderingen precies voor impact hadden op de organisatie. Pas tijdens het introductietraject, dat voor iedere afdeling tien weken duurde, konden medewerkers de materie bevatten en bleek hoe groot die impact soms was. Meestal was er nog aanvullend werk nodig zoals het aanpassen van de sjablonen en het aanvullen van de werkafspraken. Maar misschien had de projectgroep dit ook niet allemaal kunnen voorzien. Zeker bij zo'n omvangrijk en langdurig project worden gaandeweg nog betere oplossingen ontdekt. Bijvoorbeeld dat een standaard uitleg bij de instructie niet werkt. Iedereen wil graag specifiek uitleg over zijn eigen materie en processen. Dat was ook een mooi voorbeeld van voortschrijdend inzicht.

Helen Leyte
extern projectleider

Snel kunnen schakelen en knopen doorhakken met het MT houdt de energie in zo'n traject hoog.