Het digitale werken werd bij waterschap Brabantse Delta per afdeling geïntroduceerd. Na een grondige voorbereiding, waarin de projectleiding de specifieke complexiteit in beeld had, ging iedere afdeling een week plat. In deze Rode Week zat de hele afdeling in een apart kantoor, waar ongestoord instructie kon worden gegeven. Het normale werk verdween zo veel mogelijk naar de achtergrond.

Tijdens de Rode Week kreeg de betreffende afdeling alle uitleg over digitaal werken en over Corsa, het DMS. Een knoppencursus, zodat iedereen meteen aan de gang kon met digitaal werken. Tijdens deze week kon iedereen zijn vragen kwijt, maar ook in de weken daarna zaten de digidiv'ers op de afdeling om iedereen direct bij te staan. Na deze vier weken kenden de digidiv'ers de gebruikers en andersom. Ook konden zij kleine foutjes die ontdekt werden doorspelen en zorgen voor een oplossing. Vanuit het waterschap was veel waardering voor deze aanpak. De digidiv'ers zijn nu nog steeds gemakkelijk bereikbaar om iedere vraag die opkomt snel te beantwoorden.

Uitleg op maat

Relevante documenten zijn nu dus terug te vinden op trefwoord, maar ook op locatie. Handig wanneer iemand in het veld staat bij een project of een installatie van het waterschap en de bijbehorende stukken of tekeningen wil raadplegen. Door deze verschillende ingangen vindt iedereen gemakkelijk de documenten die hij nodig heeft.

Bronnen op orde

Er is tussentijds nog wel wat aangepast in de instructie. In eerste instantie was er één voorbeeld uitgewerkt, een proces van de afdeling Vergunningen. Maar gaandeweg de instructies bleek dat andere afdelingen behoefte hadden aan uitleg op maat, over hun eigen materie en processen. Dat is toen nog snel aangepast. Hierdoor sloot de instructie beter aan en bleef hij ook beter hangen bij de medewerkers.

Helen Leyte
extern projectleider

Snel kunnen schakelen en knopen doorhakken met het MT houdt de energie in zo'n traject hoog.