Voor de afdeling Bouwzaken was het belangrijk dat de bestaande structuur van processen kon worden behouden. Zij werken met projecten, die weer bestaan uit stappen of fases, die op hun beurt weer zaken bevatten die bestaan uit één of meer documenten. Het DMS moest dat natuurlijk wel ondersteunen.

Verder werkt de afdeling aan aardig wat projecten tegelijk. Het aantal documenten dat een medewerker beheert, loopt dan al gauw op tot enkele honderden. Het was dan ook cruciaal om duidelijke overzichten en verschillende zoekingangen te hebben. Ook dat is gelukt.

Het afdelingshoofd was vanaf het eerste moment betrokken. Op die manier kon hij in een vroeg stadium meedenken en waar nodig zijn zorgen uiten. Ook de medewerkers van de afdeling Bouwzaken hebben deze ruimte gekregen. Hierbij is het belangrijk om duidelijkheid te hebben over wat er met deze punten gaat gebeuren. Komt er een oplossing? Kunnen de medewerkers zelf bepaalde afspraken maken? Of moet de situatie worden geaccepteerd zoals die is? Ook dat laatste gebeurt wel eens, al zijn de meeste punten goed opgelost. Dit project is voor de afdeling aardig geslaagd, maar er blijven natuurlijk altijd dingen die nog wat beter zouden kunnen.

Kasper Nipius
afdelingshoofd projecten - afdeling bouwzaken

Zorg dat je als gebrui- ker vanaf het eerste moment betrokken bent, accepteer geen moeilijke termen.