Digitaal werken heeft duidelijke voordelen voor de afdeling Handhaving. Zo kunnen de handhavers altijd en overal bij hun stukken komen en hoeven ze niet hele stapels papier met zich mee te slepen wanneer ze een bedrijfsbezoek afleggen. Die stukken bekijken ze nu op hun laptop: een toughbook, die stof- en spatwaterdicht is voor het ruigere werk in het veld.

Wat het digitale werken lastig maakt voor de afdeling Handhaving is het grote aantal documenten. Alle relevante correspondentie (inclusief e-mail), vergunningen en aanvragen moeten worden geregistreerd. Dat gaat om duizenden stukken. Vroeger kreeg de afdeling hierbij ondersteuning van het team Documentaire Informatievoorziening (DIV), maar nu moeten ze dat allemaal zelf doen. Hier komt meteen een knelpunt in beeld. Een handhaver is al gauw een kwart tot een derde van zijn tijd bezig ben met het registreren van allerlei documenten.

Veel werkafspraken

Daarnaast moesten er binnen de afdeling veel werkafspraken gemaakt worden om de documenten op de juiste manier te registreren, zodat ze door elke collega makkelijk teruggevonden kunnen worden. De lijst met werkafspraken beslaat nu al een aantal A4'tjes. Het nieuwe DMS is bedoeld om efficiƫnter en sneller te kunnen werken, maar het levert de afdeling Handhaving een enorme administratieve lastendruk op en kost veel tijd. Tijd die ze nu niet kunnen besteden aan toezicht en handhaving.

Verbeteringen

De projectgroep heeft de afgelopen maanden gewerkt aan verbeteringen om het de afdeling Handhaving wat makkelijker te maken. De meeste werkafspraken en verbeterpunten zijn echter door de afdeling zelf aangedragen en voorgelegd aan de projectgroep. Er zijn afspraken gemaakt over het afwijken van zaaksgewijs werken bij het registreren van documenten. Deze verbeteringen zijn zeker welkom, maar het blijft erg veel werk.

Harm Mous
senior medewerker handhaving

Niet meer slepen met stapels papier, maar nu nog veel tijd kwijt met alles eenduidig registreren.