Waterschap Brabantse Delta gebruikt veel verschillende soorten documenten. Van brieven tot projectplannen en van e-mails tot technische tekeningen en kaartmateriaal. Die worden allemaal opgeslagen en moeten ook weer gemakkelijk terug te vinden zijn. En omdat niet iedereen op dezelfde manier zoekt, heeft de projectgroep het hele gebruik van documenten in kaart gebracht en hier verschillende aanvliegroutes in de systemen voor bedacht.

Een document bij het waterschap heeft verschillende kenmerken waarop het terug te vinden moet zijn. Medewerkers op kantoor zullen vaak een trefwoord intikken, terwijl hun collega's in het veld veel meer op locatie zoeken. De informatie moet dus via beide wegen terug te vinden zijn.

Tijdens de invoering van digitaal werken zijn daarom drie pakketten aan elkaar gekoppeld. Corsa, het DMS. Meridian, het systeem dat alle technische tekeningen bevat van de installaties van het waterschap, zoals gemalen, zuiveringen en stuwen. En ten slotte Geoweb, waarin alle geografische gegevens van het werkgebied zijn vastgelegd.

Ieder z'n ingang

Relevante documenten zijn nu dus terug te vinden op trefwoord, maar ook op locatie. Handig wanneer iemand in het veld staat bij een project of een installatie van het waterschap en de bijbehorende stukken of tekeningen wil raadplegen. Door deze verschillende ingangen vindt iedereen gemakkelijk de documenten die hij nodig heeft.

Bronnen op orde

Een absolute randvoorwaarde is wel dat de bronnen op orde zijn. De locaties bijvoorbeeld moeten goed en uniform in het systeem zitten. Anders worden documenten gekoppeld aan verschillende versies van een locatie en raken mensen hun documenten en het overzicht kwijt.

Helen Leyte
extern projectleider

Snel kunnen schakelen en knopen doorhakken met het MT houdt de energie in zo'n traject hoog.