Steun vanuit de directie en het managementteam is bij zo'n omvangrijk en ingrijpend project onmisbaar. Gelukkig konden de projectleiders steeds bij hen terecht. Er was altijd ruimte voor overleg en wanneer dat nodig was, konden er ook meteen besluiten worden genomen.

Binnen het waterschap was ook behoorlijk wat draagvlak. Veel mensen zagen de voordelen in van digitaal werken. Wel was het behoorlijk heftig voor de organisatie om zó anders te gaan werken. En als het nieuwe systeem dan ook nog verre van foutloos werkt, dan doet dat geen goed aan het project en de steun daarvoor binnen de organisatie. De projectleiders zijn erin geslaagd om samen met de projectgroep en het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) alles uit de kast te trekken om fouten en onduidelijkheden zo snel mogelijk op te lossen.

DSP

Wat verder nog behoorlijk wat impact had op het draagvlak was de introductie van een documentstructuurplan (DSP). Medewerkers maken een keuze in welk proces ze werken en welke type documenten ze behandelen of afhandelen. Het grote voordeel hiervan is dat er een eenduidige structuur is die voor het hele waterschap geldt, en het DSP is de basis voor een volledig digitaal archief. Hoe rijker (gevuld) je DSP is, hoe meer er automatisch in het DMS wordt geregeld. Dit scheelt kennis en handwerk voor de gebruikers. Echter, het DSP leverde veel onduidelijkheid op en nog altijd hebben mensen moeite om hiermee te werken. Het is best lastig om altijd precies te weten met welk proces je bezig bent. Dergelijke elementen in het project vragen behoorlijk wat van de medewerkers.

Helen Leyte
extern projectleider

Snel kunnen schakelen en knopen doorhakken met het MT houdt de energie in zo'n traject hoog.