Een nieuw kantoor; een nieuwe manier van werken

“Meteen toen we plannen gingen maken voor een nieuw centraal kantoor in Breda, zijn we gaan nadenken over het huisvestingsconcept”, aldus Hein van Stokkom, secretaris-directeur van waterschap Brabantse Delta. “Transparantie en flexibiliteit zijn belangrijke waarden voor onze organisatie en zijn daarmee dus ook bepalende factoren geweest bij het ontwerpen en inrichten van ons nieuwe kantoor.”

“Het gebouw kent drie lagen en is licht en open. Mensen kunnen elkaar gemakkelijk ontmoeten en vinden om samen te werken. Er zijn verschillende soorten werkplekken, die passen bij verschillende taken: overleggen, geconcentreerd werken, samen werken. Omdat niemand meer een vaste werkplek heeft, zetten we technologie in om altijd en overal toegang te hebben tot essentiële documenten.”

Enorme impact

“We zijn digitaal gaan werken. Dat vraagt een enorme omslag naar denken in processen, in producten en diensten. De impact van die verandering op de medewerkers was dan ook groot. We hebben hier als organisatie daarom veel tijd en aandacht voor vrijgemaakt. Strak projectmanagement is cruciaal, net als directe en duidelijke betrokkenheid vanuit het managementteam.”

Gebruiksgemak cruciaal

“Wanneer ik kijk naar het geïmplementeerde systeem, Corsa, dan zie ik een systeem voor documentmanagement, dat niet primair is ontworpen om digitaal mee te werken. Het gebruiksgemak, dat cruciaal is wanneer je effectief en efficiënt wilt werken, is nog niet optimaal. Corsa heeft die belofte wat gebruiksgemak betreft onvoldoende waargemaakt. We gaan hier in een vervolgproject dan ook verder aan werken.”

Project verdiende zichzelf terug

“Het project is de investering waard geweest. De kosten hebben we alleen al terugverdiend doordat we flexibel zijn gaan werken. Het nieuwe centrale kantoor kon dankzij een lager aantal werkplekken kleiner worden ontworpen, waardoor we aanzienlijk op de bouwkosten hebben bespaard.”

Onderschat impact niet

“Mijn advies aan organisaties die ook digitaal willen gaan werken, is om vooraf heel goed na te denken over hoe je zaken wilt gaan organiseren en structureren. Visie, uitstraling, wijze van (digitaal) werken, kantoorconcept en ontwerp en inrichting van je gebouw hangen zeer nauw samen. Onderschat de impact op de organisatie niet. Betrek tijdig mensen met de juiste expertise wanneer je deze zelf niet in huis hebt. Een goede informatievoorziening is tenslotte de ruggengraat van iedere moderne organisatie.”

Hein van Stokkom
secretaris- directeur

Digitaal gaan werken heeft een enorme impact: maak er voldoende tijd en aandacht voor vrij.