Om het digitaal werken goed te kunnen ondersteunen, was een reorganisatie nodig van het DIV-team. Hun nieuwe rol binnen de organisatie was zó fundamenteel anders dat er ook nieuwe functies en competenties nodig waren. Van een onzichtbaar, introvert team heeft het DIV-team zich ontwikkeld tot een proactieve klantgerichte club die medewerkers vanaf het allereerste moment ondersteunt bij het digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren.

De functie van informatieadviseur (of: digidiv'er) is nieuw binnen het team. Zij zijn de vooruitgeschoven posten binnen de organisatie. Ieder bedrijfsonderdeel van het waterschap heeft twee digidiv'ers, die gevraagd en ongevraagd advies geven wanneer het gaat om het opslaan en registreren van informatie. Zij zitten bij de verschillende afdelingen en zijn daarmee eenvoudig en snel bereikbaar bij vragen. Daarnaast zitten ze natuurlijk ook geregeld bij hun 'eigen' collega's van het DIV-team om onder andere klantwensen te toetsen aan het beleid en de kwaliteitseisen. Ook is er een intensieve samenwerking met de applicatiebeheerders van ICT om ervoor te zorgen dat het DMS Corsa het digitaal en zaaksgewijs werken en archiveren optimaal blijft ondersteunen en het gebruikersgemak wordt verbeterd.

Een andere nieuwe functie is die van recordmanager. Deze is op de hoogte van alle wettelijke eisen vanuit onder andere de Archiefwet en geeft aan hoe documenten en zaken moeten worden opgeslagen zodat ze voor iedereen en nog vele jaren later terug te vinden zijn. Dat is in een notendop de kwaliteit van digitaal en zaaksgewijs werken, die de recordmanager moet borgen. De recordmanager is eigenlijk het documentair geweten van het waterschap.

Doe geen concessies

Naast kennis van zaken zijn de juiste competenties erg belangrijk voor deze nieuwe functies. Klanten aanvoelen, de vraag achter de vraag herkennen, procesgericht denken, initiatief nemen en communicatieve vaardigheden. Het advies voor andere organisaties is om bij de werving van de mensen voor deze functies geen concessies te doen voor wat betreft deze competenties. Die zijn eigenlijk nog belangrijker dan de juiste vooropleiding.

Jolanda Brekelmans
Teamleider Documentaire Informatie - voorziening

Van onzichtbaar en introvert naar actief meedenken: een nieuwe rol voor DIV-medewerkers.