De echte uitdaging zit niet in de systemen

De afdeling ICT van waterschap Brabantse Delta, onder leiding van Arnold Hieltjes, speelde een belangrijke rol bij het digitaal gaan werken. Arnold: "We hebben ons niet alleen bezig gehouden met de systemen, maar vooral ook met de vraag: hoe maken we als organisatie de omslag van werken met papier naar digitaal werken? Vanuit onze expertise hebben we hier als ICT-afdeling bij meegedacht."

"Want natuurlijk moet er software worden geïnstalleerd. Maar de echte uitdaging zit 'm in de vraag: hoe zorgen we ervoor dat mensen op de nieuwe manier kunnen werken? Dat vraagt andere competenties van de medewerkers. Zij doen veel meer zelf en krijgen een grotere verantwoordelijkheid."

Uitstel verhuizing ook succesfactor

"Het succes van het project zit 'm in de tijd die de organisatie erin heeft geïnvesteerd. Doordat we veel tijd kregen, was het mogelijk om ons goed voor te bereiden, te experimenteren en bij andere organisaties te kijken. Het uitstel van de verhuizing naar ons nieuwe centrale kantoor heeft hieraan bijgedragen. We hebben die extra tijd goed besteed, waardoor veel twijfels en weerstand zijn weggenomen. Na de verhuizing konden we daardoor meteen digitaal gaan werken."

Beter testen

"Wanneer ik terugkijk op het project, vind ik dat we meer aandacht hadden moeten hebben voor het goed testen van het systeem voordat we het beschikbaar maakten voor de gebruikers. Dit had veel meldingen en frustratie kunnen voorkomen. Bij het testen hadden bovendien meer toekomstige gebruikers betrokken kunnen worden. Nu is het testen vooral een taak geweest van de projectgroep. Ook de ondersteuning vanuit de leverancier was soms een probleem. We hadden hier vooraf betere afspraken over kunnen maken."

Denk na over zoeken

"Een tip die ik wil meegeven is: bereid je medewerkers goed voor op het digitale werken. Vooral mensen die jarenlang hebben gewerkt in een 'papieren wereld' hebben extra ondersteuning nodig. Jonge medewerkers zijn het van nature gewend om digitaal te werken. Denk daarnaast heel goed na over het zoeken, een cruciaal punt binnen je systeem. Maak dit zo gemakkelijk mogelijk en laat je leiden door bekende oplossingen, zoals Google."

Arnold Hieltjes
afdelings- hoofd ICT

Neem de tijd voor testen en experimenteren, ga vooral ook bij andere organisaties kijken.