Een nieuw kantoor; een nieuwe manier van werken

Voor Kasper Nipius, afdelingshoofd projectenafdeling Bouwzaken bij waterschap Brabantse Delta, levert digitaal werken duidelijk voordelen op. "Als ik kijk naar mijn afdeling, dan zijn mensen binnen hun lopende bouwprojecten al gauw met zo'n 400 documenten bezig. Dan is het – zeker bij digitaal werken – natuurlijk cruciaal dat je al die stukken op een gemakkelijke manier kunt bekijken, beheren en bewerken."

"Binnen onze projecten kennen wij verschillende stappen of fases, waarbinnen weer zaken worden aangemaakt, waaronder documenten worden aangemaakt, waarvan de verschillende versies worden opgeslagen. Het systeem dat werd ingevoerd voor digitaal werken moest deze structuur kunnen bieden en tegelijk ook meerdere ingangen bieden om documenten terug te vinden. Dat is gelukt."

Flexibiliteit

"Daarnaast zijn een zekere vrijheid en flexibiliteit ook gewenst. Niet ieder project is hetzelfde en daarom bevat niet ieder dossier dezelfde documenten. Een documentstructuurplan (DSP) moet daarom niet te star zijn ingericht. Daar heb ik mij dus van meet af aan hard voor gemaakt."

Meta-informatie

"Verder moet je met elkaar goede afspraken maken over hoe je je informatie opslaat, zodat ook anderen die gemakkelijk terug kunnen vinden. Meta-informatie, ofwel informatie over informatie, is bij digitaal werken erg belangrijk. Hier hebben we als afdeling werkafspraken over gemaakt. We slaan een verslag bijvoorbeeld niet op als 'verslag', maar zetten erbij waar en wanneer het betreffende overleg plaatsvond en wie erbij waren. Veel van deze informatie wordt al automatisch uit de bestaande sjablonen overgenomen."

Werkafspraken

"Natuurlijk hadden we tijdens de introductie van digitaal werken ook wat mindere punten. Niet op al onze vragen kwam bijvoorbeeld een duidelijk antwoord. Ook had ik het gevoel dat we wel erg veel dingen moesten oplossen met werkafspraken. Een kleine aanpassing van de software was misschien efficiënter geweest. Soms werd de 'werkafspraak' als oplossing naar mijn idee als dooddoener gebruikt."

"Digitaal werken is de realiteit. Ook wij zijn daar als afdeling in meegegaan. Ik heb me steeds ingezet om ervoor te zorgen dat het project voor ons een werkbare oplossing zou opleveren en ik denk dat we daar aardig in geslaagd zijn, al is de datastructuur anders dan daarvoor en al blijft er altijd ruimte voor verbeteringen."

Kasper Nipius
afdelingshoofd projecten - afdeling bouwzaken

Zorg dat je als gebrui- ker vanaf het eerste moment betrokken bent, accepteer geen moeilijke termen.