Het waterschap was van oudsher een papieren bolwerk. Veel documenten kwamen op papier binnen of werden afgedrukt, gingen in een grote envelop en maakten hun rondje met de interne post. Al dat papier werd voorzien van twee gaatjes en verdween ergens in een ordner of hangmap in de kast.

Veel medewerkers waren dit al jaren zo gewend en wisten niet beter dan dat alles op papier werd opgeslagen en rondgestuurd. Het was een behoorlijk grote klus om hier verandering in te brengen en er bestond aanvankelijk dan ook wat scepsis over de haalbaarheid van digitaal werken. Gelukkig heeft het waterschap veel tijd geïnvesteerd in het project en in een gedegen voorbereiding.

Grote administratieve last

Medewerkers zien intussen duidelijk de voordelen hiervan in. Wel is er de nodige weerstand ontstaan tegen het werken met het pakket Corsa. Toen het systeem net in gebruik was, zijn er honderden meldingen gemaakt van zaken die nog niet goed werkten. De meeste daarvan zijn in de maanden na de introductie gelukkig opgelost. Ook brengt het systeem een grote administratieve last met zich mee. Gebruikers moeten erg veel dingen intikken om een simpel document te registreren. Een e-mail met meerdere bijlagen kost helemaal veel werk. Het pakket is verder niet intuïtief genoeg in het gebruik. In een vervolgproject wordt hieraan gewerkt.

In de cloud

De trend van steeds eenvoudiger digitaal werken zal zich in de toekomst voortzetten. Nu gaat er nog veel energie zitten in Corsa en het registreren van documenten. Straks worden deze stukken ergens in de cloud opgeslagen en zijn er veel minder administratieve handelingen nodig om een document goed op te slaan en weer gemakkelijk terug te vinden. Denk daarbij aan zoekresultaten zoals je die ook bij Google ziet.

Arnold Hieltjes
afdelings- hoofd ICT

Neem de tijd voor testen en experimenteren, ga vooral ook bij andere organisaties kijken.