Winst geboekt op alle fronten: zichtbaar en aantoonbaar

Winst voor de klant

Het verbeteren van de dienstverlening draait natuurlijk om de klant. Door te werken met digitale documenten is de doorlooptijd verminderd. Klanten worden sneller geholpen, doordat de dossiers op orde zijn. Ook bij klachten is een accuraat en foutloos klantendossier een voorwaarde voor een goede oplossing. Door de toegankelijkheid van de informatie zijn veel meer medewerkers dan voorheen in staat om in de informatiebehoefte van klanten te voorzien. Winst voor de klant dus.

Winst voor de organisatie

De uitgangssituatie, de actuele situatie en de gewenste toekomst is voor iedereen begrijpelijk gemaakt aan de hand van een metafoor van de boekwinkel. In de uitgangssituatie stonden de boeken op één plaats, gesorteerd op boektype; roman of kinderboek of…
In de actuele situatie hebben we aan alle boektitels een fors aantal gegevens meegegeven zoals: schrijver, prijs, type boek, ISBN nummer, jaar van uitgave etc. Zo is de vindbaarheid vele malen groter gemaakt en zijn er verschillende dwarsdoorsneden mogelijk. 
Voor de toekomst wordt er bij Waterschap Brabantse Delta op dit moment gewerkt aan een track en trace mogelijkheid voor de klant. Zodat hij precies kan zien en volgen waar zijn boek is. Daarnaast wordt de gebruikersvriendelijkheid van de systemen voor de medewerkers verbeterd.

Winst in de kwaliteit van de dossiers

Door het digitaliseringstraject is een grote stap voorwaarts gemaakt in het wettelijk kader van dossiervorming. De dossiers zijn completer en de medewerkers denken zelf na over dossiervorming. Wat moet bewaard worden en wat niet? De documentenopslag is persoons onafhankelijk gemaakt. Alle medewerkers kunnen nu tegelijkertijd bij dezelfde klantinformatie. De inkoopdossiers zijn beter op orde. Zaaksgewijs werken zorgt daarbij voor gebruiksgemak. Betere inkoopdossiers leidt tot een betere rechtmatigheid. Een volledig dossier hebben en houden hangt af van het gedrag van de medewerkers. Het werken met digitale documenten heeft geleid tot een behoorlijke omslag. Maar ondersteuning en controle blijft de komende tijd nodig.

Winst voor de medewerkers

Alle medewerkers hebben het gevoel zelf veel meer in control te zijn, iedereen weet waar zijn documenten blijven. Alle documenten van één zaak of project staan nu allemaal digitaal bij elkaar. Daardoor hebben de mensen mee overzicht en dat levert tijdwinst op. Het stimuleert alle medewerkers om over de grenzen van hun eigen afdeling heen te kijken. Mensen snappen nu beter dat hun werkzaamheden onderdeel van een proces zijn. Dat besef helpt ook bij het realiseren van veranderingen op andere terreinen binnen de organisatie. Een laatste voordeel is dat nieuwe medewerkers nu veel sneller ingewerkt zijn.

Winst voor DIV

De toegevoegde waarde van de afdeling Documentaire Informatie Voorziening is zichtbaar en concreet geworden. Van een stoffige en relatief geïsoleerd werkende eenheid, naar een service- en klantgerichte afdeling. De DIV mensen zoeken hun interne klanten actief op: organisatorisch en veranderkundig gezien een interessante en bijzondere ontwikkeling.

Winst voor het dienstverleningsproces

Door het werken met digitale documenten zijn processen transparanter geworden en gestandaardiseerd. De bestuurlijke route is eenduidiger en gestructureerd, en de workflow verloopt daardoor soepeler. De processen worden beter bewaakt en dat zorgt er voor dat je weet wie waaraan heeft gewerkt en wat de status is op een bepaald moment.

Een grote stap vooruit

Procesoptimalisatie, kwaliteitsverbetering en een efficiency-slag; alles in één traject.